Rendez-vous pour deux personnes

Cette fonctionnalité a été créée pour afin de permettre à un professionnel d'offrir un service pour deux personnes en même temps. Par exemple, pour une thérapie de couple.

Si vous cherchez comment utiliser la fonctionnalité d’un enfant ou d'une personne à charge, veuillez consulter le lien ici.

Cet article couvre les points suivants :

1. Création d’un service pour deux personnes
2. Création du rendez-vous
3. Gestion du rendez-vous
4. Tenue de dossiers
5. Facturation
6. Reçu d’assurance
7. Réclamation d’assurance avec Telus eClaims
8. Conformité avec les ordres professionnels du Québec
9. Impact sur votre tarification avec GOrendezvous

1. Création d’un service pour deux personnes

Avant de pouvoir créer le rendez-vous, un service pour deux personnes doit être créé. 

Pour créer un service, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Cliquez dans le menu Paramètres
2. Choisissez l’onglet Employés et services 
3. Sélectionnez l’employé.e
4. Cliquez sur le menu Services sous le nom de votre employé.e
5. Cliquez sur le bouton Ajouter un service sur rendez-vous
6. Choisir l’option Oui  « Le rendez-vous est pour deux personnes ». 
7. Appuyez sur Enregistrer lorsque vous avez entré toutes les informations pour ce rendez-vous.

2. Création du rendez-vous 

2.1. Lorsque votre client prend rendez-vous par lui-même, il lui est possible d’ajouter la deuxième personne. Par contre, l’option « Le rendez-vous est pour deux personnes » doit être activée.

Par exemple :

2.2. Dans le cas où vous créez le rendez-vous pour votre client, vous devez choisir le service défini pour deux personnes. Ensuite, il sera possible d’inscrire deux noms dans le rendez-vous.

Dans cet exemple, nous avons choisi le service Psychothérapie — Thérapie de couple et ajouté le nom d’Annie Roy et Sébastien Roy.

3. Gestion du rendez-vous 

3.1. Lorsque vous cliquez sur un rendez-vous, vous verrez deux onglets ayant des informations associées à chacun des clients. Par exemple, sa facturation, son reçu, etc.

Dans l’exemple ci-dessous, on voit un onglet pour la cliente Annie Roy (1) et un onglet pour Sébastien Roy (2) : 

3.2. Les rappels apparaissent avec une icône de cloche pour chacun des clients ayant reçu un rappel de rendez-vous ou une icône d’un crochet pour chacun des clients ayant confirmé sa présence au rendez-vous :

3.3. Si vous désirez envoyer un courriel de notification, vous verrez l’option de l’envoyer à un ou deux clients à la fois.

Pour ce faire, cliquez sur le rendez-vous du client, choisissez l’onglet d’un client, et ensuite :

1. Cliquez sur Action 
2. Cliquez sur Réenvoyer le courriel de notification
3. Choisissez la notification pour les deux clients ou pour un seul client.

3.4. Si un des deux clients annule son rendez-vous, le rendez-vous sera annulé :

4. Tenue de dossiers 

4.1. Vous pouvez consulter les fiches et les formulaires associés aux deux personnes dans un dossier conjoint.

Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur Dossiers
2. Choisissez l’employé.e
3. Cliquez soit sur l’onglet Horaire ou l’onglet Dossiers
4. Choisissez l’état du dossier Non complétées ou Tous
5. Choisissez le.s client.s concerné.s.

Dans notre exemple, il est possible de consulter le formulaire d’Annie Roy ET le formulaire de Sébastien Roy pour le rendez-vous deux personnes.

5. Facturation 

Si vous désirez séparer le montant du service entre les clients, cliquez sur le rendez-vous, choisissez le client et allez dans l’onglet Facturation.

Ensuite, cliquez sur le bouton avec le signe de division ÷

Dans notre exemple, la facture est séparée en deux. Donc, Annie Roy aura à payer 65 $ et Sébastien Roy aura aussi à payer 65 $.

6. Reçu d’assurance 

Le reçu d’assurance s’adapte en fonction du client choisi. 

Cliquez sur le rendez-vous, choisissez (1) le client et cliquez sur le bouton Reçu :

Dans cet exemple, nous avons choisi Annie Roy. Le premier nom affiché sera le sien, ainsi que sa date de naissance.

Il y a aussi un libellé indiquant le pourcentage à payer par le client.

7. Réclamation d’assurance avec eClaims

Aucun changement. Vous pouvez consulter la documentation "Envoyer une réclamation directement à Telus eClaims" ici.

8. Conformité avec les ordres professionnels du Québec

Nous avons tenu compte des différentes règles émises par les ordres, dont le code de déontologie des sexologues du Québec datant du 1er janvier 2022 et le guide sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des sexologues 2019.

N’hésitez pas à communiquer avec notre service à la clientèle pour toutes questions à ce sujet.

9. Impact sur votre tarification avec GOrendezvous

Ce type de rendez-vous compte pour deux rendez-vous puisque nous devons payer les communications en double avec notre fournisseur. De ce fait, si votre abonnement a une limite de rendez-vous par mois, sachez que cela comptera pour deux rendez-vous.